A PDF formátumot akkor szoktuk használni, ha csak olvasható dokumentumot szeretnénk publikussá tenni.
Egy PDF állomány előállítható egy olyan szövegszerkesztő által ami képes ebbe a formátumba exportálni. Ilyen például:
A MS Office a 2010-es verziótól szintén képes menteni PDF formátumba. A 2007-s verzióhoz ezen a linken érhető el kiterjesztés. A 2007-s és az az előtti verziókhoz valamilyen PDF nyomtató használhattunk. A PDF nyomtató mintegy virtuális nyomtató épül be az operációs rendszerbe, és bármely programból nyomtathatunk rá, a végeredmény egy PDF dokumentum.
Linux és Windows rendszeren is lehetőség van egy virtuális PDF nyomtató létrehozására. Windowsra PDFCreator ad ilyen lehetőséget. Linuxos rendszeren (Debian alapú rendszeren) telepíteni kell a cups csomag mellett a cups-pdf csomagot. A CUPS nyomtató innentől képes lesz virtuális PDF nyomtatóra menteni.
Ha valaki szoftvert fejleszt, felmerülhet az igény egy PDF exportálási lehetőségre. Az adott programozási nyelvhez keressünk programozói könyvtárat. PHP jó választás a FPDF vagy TCPDF. Java nyelv esetén GNUJPDF egy lehetőség. Java nyelv esetén: Java PDF megoldás.